Vamos começar com um caso que poderia ser real. Há alguns anos, um centro médico mantinha inúmeros arquivos físicos para papéis. Pastas se acumulavam em prateleiras, receitas se perdiam e históricos médicos demoravam minutos preciosos para serem localizados sempre que havia alguma necessidade. Depois da efetivação do uso de prontuários eletrônicos na rotina médica, o local passou a funcionar com mais agilidade. Quais teriam sido os benefícios e desafios para além da implementação no dia a dia?

O fato é que centenas de profissionais já descobriram como a digitalização no setor da saúde tem trazido inúmeras vantagens. O próprio Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) tornou-se uma ação estratégica fundamental. Por isso, neste artigo, gestores de instituições de saúde, médicos e demais colaboradores da área terão acesso a conhecimentos valiosos sobre como utilizar ferramentas digitais de forma eficiente e simplificada.

O que é um Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP)? 

O prontuário eletrônico do paciente (PEP) é a versão digital do registro em papel. Ele armazena históricos médicos, exames, prescrições e evoluções em um sistema seguro e acessível de qualquer lugar. 

Essa tecnologia elimina problemas, como documentos com caligrafia de difícil leitura ou extravios. Além disso, possibilita a integração com laboratórios e farmácias, agilizando fluxos de atendimento. Para gestores, significa maior controle. Para médicos, mais praticidade.

Benefícios do Prontuário Eletrônico

Eficiência no Atendimento médico e hospitalar

O prontuário eletrônico ajuda a reduzir o tempo usado para procurar informações acerca do paciente. Com poucos cliques, médicos acessam diagnósticos anteriores, históricos de consultas e medicamentos em uso. A experiência do paciente também melhora, com menos espera e atendimento mais preciso.  

Segurança

O principal objetivo do prontuário eletrônico é centralizar as informações do paciente em um único documento digital, onde dados criptografados e auditoria de acessos garantem plena conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Além disso, os backups automáticos previnem a perda de documentação médica. Alguns modelos de PEP vão além, emitindo alertas quando detectam possíveis interações medicamentosas que possam representar riscos à saúde do paciente.

Menos despesas para o hospital

A redução do uso do papel reduz os gastos do setor de suprimentos, permitindo que o orçamento seja redirecionado para outras finalidades. Também há maior organização do estoque, uma vez que a papelada é descartada. 

Hospitais maiores, com mais leitos e atendimentos, naturalmente consomem mais papel. Isso porque a quantidade de prontuários gerados diariamente impacta diretamente o consumo de papel. Vale destacar que instituições com processos administrativos manuais, como emissão de guias e faturas em papel, têm um gasto maior. 

Além do custo direto do papel, é preciso considerar os custos indiretos, como impressão, armazenamento e descarte de documentos. Sendo assim, ferramentas digitais que atuam em nuvem, a exemplo do software para gestão hospitalar e clínica, Datasigh Web, eliminam a necessidade de investimentos e manutenção em servidores físicos. 

Contudo, é preciso lembrar que a lei garante o direito do paciente a cópia do seu prontuário, e que algumas taxas podem ser cobradas para cobrir os custos de cópia.

Desafios de tirar o prontuário do papel

Resistência à mudança

Médicos mais tradicionais, habituados ao prontuário em papel, podem demonstrar resistência inicial às novas tecnologias. A solução eficaz está na capacitação prática que evidencie benefícios tangíveis: economia de tempo, redução de custos e maior precisão nos registros.

Clínicas que engajam toda a equipe no processo de transição costumam alcançar melhores resultados na digitalização. O segredo está em demonstrar como o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) otimiza – e não complica – o fluxo de trabalho diário.

Custo Inicial do investimento em tecnologia 

Licenças de software e infraestrutura podem assustar. Porém, opções escaláveis, como o software Datasigh Web com sistema SAS (Software as a Service), permite investimento programável e sustentável.

Como colocar o prontuário eletrônico em prática

Escolha a tecnologia

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Treinamento Contínuo  

As capacitações precisam ser práticas e contínuas, com foco em situações reais do cotidiano médico – como a emissão ágil de laudos ou o acesso rápido a históricos em emergências. Uma estratégia eficaz é transformar os colaboradores que se destacam no domínio da ferramenta em multiplicadores do conhecimento, apoiando os colegas na adaptação ao novo sistema.

Migração gradual e sustentável 

A transição do prontuário em papel para o digital exige um planejamento estratégico para evitar rupturas na rotina clínica. Uma migração gradual permite que a equipe se adapte sem sobrecarga, começando por setores prioritários, como ambulatórios ou unidades de baixa complexidade. 

Implementar treinamentos contínuos e ouvir feedbacks dos usuários são passos essenciais para ajustar o sistema às necessidades reais. Paralelamente, manter os registros em papel de forma híbrida durante o período de adaptação garante segurança e continuidade dos atendimentos. Ao adotar essa forma de atualização na forma do trabalho, gestores minimizam resistências e garantem uma implantação saudável.

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