Em qualquer área de negócio, é fundamental para evitar desperdícios e perdas financeiras, uma gestão eficiente do estoque. Uma gestão de estoque hospitalar efetiva dentro de instituições de saúde é fundamental para garantir o pleno funcionamento dos processos e atendimentos.

Em uma instituição de saúde a falta de uma boa gestão de estoque hospitalar pode ter um impacto negativo muito grande, pois operando sem medicações básicas como analgésicos ou mesmo sem materiais indispensáveis como luvas e seringas, a rotina pode virar um caos. No entanto, um estoque cheio de produtos também pode se tornar um problema, inclusive com medicamentos com prazo de validade expirado.

Para garantir a segurança dos processos e manter uma gestão de estoque eficiente, o ideal é contar com soluções capazes de automatizar algumas operações e trabalhar na prevenção de possíveis erros, como erros humanos. Sendo assim, vamos trazer aqui algumas estratégias que a sua gestão pode adotar para ter um controle seguro e ágil de estoque.

Escolha de fornecedores de confiança

Ter fornecedores de confiança ajuda não somente para garantir a qualidade das compras, mas para evitar erros. Devolução de itens entregues erroneamente, ou mesmo atraso na entrega geram transtornos e retrabalhos. O ideal é conferir cada detalhe na entrega, mas nem sempre isso é possível. Então, a escolha de bons fornecedores pode ajudar muito.

Centralize as informações

Quanto mais deixamos as informações centralizadas, melhor. Por isso, um software de gestão de estoque hospitalar  é fundamental para que nenhum detalhe seja esquecido, como validade de medicamentos, variações de demandas e muito mais. Além de evitar desperdícios, aumenta a segurança e reduz custos.

Controle entrada e saída de produtos

Assim como no departamento financeiro, em que é preciso fazer o chamado “controle do fluxo de caixa”, no setor de estoque também é fundamental gerir a entrada e saída de todos os produtos. Registrar e contabilizar tudo facilita a identificação do que precisa ou não ser comprado, tornando o processo de identificação mais simples.

O controle da entrada e saída de todos os produtos no estoque hospitalar é de extrema importância, pois quando existem erros nessa parte do processo, muitos outros problemas podem surgir.

Uma estratégia que auxilia nesse controle é a utilização de etiquetas de identificação com códigos de barras. São ideais para agilizar o processo de movimentação de materiais e medicamentos.

Não deixe faltar itens de segurança em saúde

Ter um bom planejamento de compras garante que os produtos necessários para o funcionamento do hospital estejam sempre à disposição. A falta de itens essenciais pode gerar problemas que afetam diretamente a realização de procedimentos e atendimentos em geral. Uma situação assim pode afetar a segurança dos pacientes e a imagem da instituição, e o papel do gestor é assegurar que todos os produtos indispensáveis estejam sempre disponíveis.

Atente-se aos produtos descartáveis

Os produtos descartáveis, como luvas e agulhas, não podem ser reutilizados, demandando reposição constante no estoque. A falta desses itens impacta as operações hospitalares, já que diversos procedimentos dependem desses instrumentos de uso único.”

Cuide da armazenagem dos produtos

Armazenar os produtos corretamente significa correr menos riscos que possam comprometer a qualidade, segurança e mesmo o controle dos mesmos. Não se deve improvisar um estoque, já que os produtos necessitam de um ambiente seguro e apropriado para armazenamento. Portanto, cuidar do armazenamento dos produtos significa:

• cuide das condições de armazenamento de cada item;
• controle de todas as movimentações.
• Organize os produtos de forma que sejam facilmente localizáveis.
• controle a estocagem de acordo com datas de validade;

Monitore a validade dos medicamentos e demais produtos

Muitos hospitais enfrentam o problema de perda de medicamentos e outros produtos perecíveis por falta de processos adequados. É preciso controlar lotes e datas de vencimento sistematicamente, inclusive daqueles produtos com alta rotatividade.

Adotando essa prática, será menor a perda de produtos e, consequentemente, evita-se prejuízo financeiro. Afinal, o estoque representa muito dinheiro investido e, uma vez que a empresa não pode usar esses produtos, significa que recursos foram desperdiçados. É importante sempre priorizar o uso de produtos que tenham a data de expiração mais próxima, pois assim essa questão já é minimizada.

Faça inventários periodicamente

Ter um processo de inventário eficiente é muito importante, uma das dicas é garantir que os profissionais que atuam no setor tenham as habilidades necessárias para a função. Ter um perfil analítico que permita organizar e identificar as necessidades do setor. Programe treinamentos e reciclagens, para manter os profissionais atualizados.

Determine períodos curtos entre a realização de um inventário e outro, para conseguir analisar melhor o fluxo de entrada e saída de produtos. Antigamente era comum fazer o inventário uma vez ao ano. Atualmente não é a mais recomendada essa estratégia, já que com essa prática não é possível identificar as particularidades da rotina de estoque hospitalar.