A confirmação de consulta é uma maneira eficiente de evitar que os pacientes percam o horário ou mesmo se ausentem de uma consulta previamente agendada. Um dos maiores problemas de clínicas e consultórios médicos é o grande número de no-show, ou seja, a ausência dos pacientes marcados para as consultas. As faltas além de impossibilitar que outras pessoas sejam atendidas no horário em questão, uma vez que não há tempo hábil para agendar outro paciente, em grande escala essas faltas podem gerar prejuízos substanciais. Sendo assim, é de extrema importância a confirmação de agendamento por parte das clínicas, na maioria das vezes essa tarefa é realizada manualmente pelas atendentes no dia anterior a data do atendimento mas pode ser feita de maneira automatizada com a confirmação automática de consultas, assim os pacientes ficam cientes das suas responsabilidades e conseguem se organizar melhor.

Para otimizar esse processo e garantir que todos os seus pacientes estarão à disposição no dia e hora marcados, é importante seguir os passos abaixo:

Por que realizar confirmação de agendamento

A confirmação de agendamento de consultas e exames é uma forma eficiente de evitar que ocorram horários ociosos na agenda do profissional de saúde. Uma vez que, aumenta as chances de os pacientes comparecerem no dia combinado.

Mesmo que exista a possibilidade de a pessoa confirmar a presença e ainda assim não aparecer, os números tendem a reduzir substancialmente.

Além disso, caso o paciente afirme que não terá como comparecer, ainda dá tempo de buscar outras pessoas em lista de espera para que o horário não fique vago.

Essa funcionalidade é capaz de aumentar o padrão de qualidade de uma clínica e, ainda, aumentar o número de atendimentos.

Você sabia que a taxa média de faltas de pacientes no país oscila entre 20 e 30%?

Esse número alto de faltas prejudica o fluxo de atendimento e o faturamento das clínicas e hospitais, uma vez que não permite a otimização da taxa de ocupação de horários ofertados pela clínica. Desta forma, a confirmação de consulta é importante para as organizações devido aos seguintes fatores:

• Reduz a quantidade de pacientes que não vão à consulta agendada;
• Permite organizar melhor a agenda do profissional, alocando outras pessoas, quando houve desistência;
• Otimiza o faturamento da clínica
• Melhora a experiência do paciente, uma vez que passa a imagem de organização por parte da clínica.

Como implantar um serviço de confirmação eficiente

Desafios da confirmação de consultas e exames

Pode parecer uma atividade simples e rápida, mas não se engane, pois quando realizamos isso em escala e associado a outras atividades, pode se tornar de difícil realização.

Ao realizar a confirmação por telefone, torna a tarefa ainda mais difícil. Será necessário um profissional específico para essa atividade, o que gera mais custos para a clínica. Além de ocupar uma linha telefônica que poderia estar livre para realizar novos agendamentos.

Portanto, otimizar esse processo por meio da tecnologia é essencial para torná-lo mais eficiente e assertivo.

– Padronize os canais de confirmação

É muito importante definir a melhor maneira de entrar em contato com os pacientes, oferecendo diversos canais como: SMS, e-mail, WhatsApp e telefone, é mais fácil que eles respondam.

– Tenha um padrão de horário para o contato por cada canal

Padronize os horários para entrar em contato por cada canal (SMS, e-mail, WhatsApp, e telefone)

– Uso da tecnologia na gestão de confirmação de consultas

O uso da tecnologia pode ajudar muito na realização da confirmação de consultas. Um bom software de gestão tem uma série de ferramentas que podem ajudar.

Um exemplo é o software DataSIGH®, que, além de oferecer todas essas funcionalidades, disponibiliza módulos de prontuário eletrônico, faturamento, estoque, financeiro, pesquisa de satisfação e Business Intelligence (BI).

–  Confirmação automática de consultas

No dia anterior ao atendimento, de forma automatizada e personalizada, o sistema DataSIGH® envia SMS, WhatsApp, e-mail ou ligações telefônicas para os pacientes com o objetivo de solicitar a confirmação de horários agendados.

Ao confirmar o comparecimento automaticamente o status do paciente é alterado para “confirmado” na agenda do profissional. Além disso o sistema envia informações sobre preparos para o tipo de procedimento agendado.

Melhorando a experiência do paciente

Oferecendo um bom atendimento, desde o agendamento, confirmação da consulta, e atendimento médico é possível criar uma experiência positiva, transmitindo segurança aos pacientes.

Nesse sentido, ao enviar uma confirmação de consulta com informações e devidos preparos para o atendimento, já se inicia a criação do relacionamento de confiança e credibilidade com o paciente.

Por tudo que vimos nesse artigo, investir em ferramentas de confirmação de agendamento oferece uma série de benefícios para os pacientes, contribuindo para uma maior fidelização.